Процесс оформления командировочных чеков имеет огромное значение для компаний. Для проверки расходов необходимо получить от работника как можно больше документов. Это позволяет учитывать расходы, понесенные во время командировки, при расчете налога на прибыль.
Во-первых, компания должна разработать «политику путешествий». Это местный нормативный закон, который устанавливает порядок направления сотрудников в командировки, перечень возмещаемых расходов и размер возмещения. В случае частных компаний размер суточных не оговорен в нормативных актах и поэтому определяется самостоятельно.
Наличие правил для деловых поездок не только минимизирует налоговые риски, но и помогает решить вопросы компенсации с сотрудниками.
Проверка расходов
Работодатели должны получить от сотрудников как можно больше документов, подтверждающих все расходы, понесенные во время деловых поездок. Без документального подтверждения работодатель не обязан это делать. Однако даже если риск будет принят, возникает вопрос об учете неидентифицированных затрат при расчете налога на прибыль.
Предварительные отчеты
Основанием для определения затрат является авансовый отчет. Работники должны подать его в течение трех дней после возвращения из командировки. К отчету также должны быть приложены документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание.
Как проверить командировочные расходы
Список документов зависит от типа билета (бумажный или электронный билет) и вида транспорта.
Если сотрудник путешествовал на автобусе, он/она может предъявить билеты, купоны или кассовые чеки для подтверждения расходов.
Если сотрудник путешествовал на личном или служебном транспорте, рекомендуется приложить к отчету документы, подтверждающие этот факт.
Как доказать расходы на проживание
В командировках сотрудники обычно останавливаются в гостинице или снимают квартиру.
Если сотрудник проживает в гостинице, к отчету о расходах следует приложить счет-фактуру, кассовый чек или DHL.
Если работник проживает в съемной квартире, необходимо предоставить договор с агентством по найму жилья и документы, подтверждающие оплату (чек, если жилье арендуется у юридического лица, или расписку от арендодателя, если жилье арендуется у физического лица).
Как проверить тарифы на такси
Для деловых поездок предоставляются такси и арендованные автомобили. Каждый вариант включает перечень различных документов, подтверждающих расходы.
Компаниям необходимо обеспечить правильное оформление деловых поездок, а для этого им необходимо иметь как можно больше документов от своих сотрудников, подтверждающих их расходы.
Это позволит определить, можно ли вычесть расходы, понесенные во время командировки, при расчете налога на прибыль.
